Menyusun Laporan Berkala Kemajuan Proyek

Halo Sobat VSID, Untuk memantau proyek di Microsoft Project, pastikan Anda menetapkan baseline, memperbarui status tugas secara rutin, memantau jalur kritis dan beban sumber daya, serta gunakan metrik EVM dan laporan visual untuk pengambilan keputusan.

Pertimbangan awal dan keputusan penting

• Tentukan frekuensi pembaruan (harian/mingguan).
• Pilih metrik inti: jadwal, biaya, sumber daya, risiko.
• Siapkan pemilik tindakan korektif untuk setiap isu.

Menetapkan kebijakan ini sebelum mulai akan membuat pelacakan konsisten dan dapat dipercaya.

Langkah demi langkah memantau proyek di Microsoft Project

1. Siapkan proyek dan masukkan data dasar

1.      Buka Microsoft Project dan buat file proyek baru.

2.      Masukkan tugas dengan durasi dan ketergantungan (Predecessors).

3.      Tambahkan sumber daya (people, material, cost) dan tetapkan ke tugas.

4.      Atur kalender proyek dan hari kerja.

5.      (Ini membentuk rencana awal yang akan dibandingkan dengan aktual.)

2. Simpan Baseline

6.      Pilih Project > Set Baseline > Set Baseline.

7.      Pilih seluruh proyek dan klik OK.

8.      Simpan baseline sebelum pekerjaan dimulai; tanpa baseline, analisis penyimpangan tidak bermakna.

3. Perbarui kemajuan tugas secara rutin

9.      Gunakan tampilan Gantt Chart.

10.  Untuk tiap tugas, isi Actual Start, Actual Finish, Actual Work, atau % Complete.

11.  Gunakan tombol Mark on Track / Update Tasks untuk pembaruan cepat.

12.  Pembaharuan konsisten memungkinkan deteksi dini penyimpangan.

4. Analisis jalur kritis dan dampak jadwal

13.  Aktifkan View > Critical Path atau tampilkan kolom Total Slack.

14.  Identifikasi tugas yang mempengaruhi tanggal akhir proyek dan beri prioritas penanganan.

15.  Perubahan pada jalur kritis langsung memengaruhi tanggal penyelesaian.

5. Periksa sumber daya dan atasi over-allocation

16.  Buka Resource Usage dan Resource Graph.

17.  Temukan over-allocated resource; lakukan leveling atau redistribusi tugas.

18.  Menjaga beban kerja seimbang mencegah keterlambatan tak terduga.

6. Gunakan Earned Value Management

19.  Tambahkan kolom BCWS (PV), BCWP (EV), ACWP (AC), SPI, CPI.

20.  Bandingkan PV vs EV vs AC untuk mendeteksi penyimpangan biaya dan jadwal.

21.  EVM memberi sinyal awal masalah kinerja biaya dan jadwal.

7. Buat laporan dan bagikan snapshot

22.  Gunakan Report > Dashboards atau Custom Reports.

23.  Ekspor snapshot mingguan untuk rapat steering committee.

24.  Laporan visual memudahkan komunikasi kepada pemangku kepentingan.

Risiko, tantangan, dan mitigasi

- Data terlambat atau tidak konsisten → tetapkan jadwal update dan pemilik.

- Tidak menyimpan baseline → selalu simpan baseline sebelum perubahan besar.

- Terlalu banyak metrik → fokus pada jadwal, biaya, sumber daya, dan risiko.

Nah dengan begitu kita bisa melakukan pelaporan proyek dengan lebih benar dan baik.