Bisnis Proses Tidak Akan Pernah Statis

Seseorang mengeluh mendengar klien tetap berubah, yang dahulu minta A, sekarang meminta B, C, bahkan D dengan biaya A. Sebuah fakta yang harus Anda pahami adalah

Sebuah mimpi jika software tidak berubah, software tidak berubah artinya mimpi atau software itu mati. 

Lalu jika software pasti berubah maka bagaimana agar:

• Biaya untuk melakukan perubahan masih tersedia
• Perubahan tidak memakan waktu yang mengakibatkan terlambatnya proyek
• Perubahan tidak mengakibatkan terjadinya 'waste' atau berbagai fitur yang tidak terpakai

Berdasar pada kondisi tersebut maka apa yang dapat dilakukan oleh tim pengembang sehingga tidak berakibat memburuknya kesehatan mental team pengembang.

Menyadari Bahwa proses bisnis dinamis

Proses bisnis dinamis sehingga hal yang harus dilakukan adalah mendokumentasikan proses bisnis tersebut agar dapat ditelusuri perubahannya. Hal yang dapat dilakukan adalah. 

1. Mendokumentasikan proses bisnis dengan standar dan tool yang disepakati
2. Melakukan versioning terhadap perubahan yang terjadi 
3. Meminta persetujuan setiap proses bisnis sudah dikembangkan

Namun demikian, Anda harus menyadari bahwa proses demikian membutuhkan usaha terutama dalam membuat dokumentasi tetap terjaga

Overhead adalah satu hal yang mutlak

Jangan pernah berpikir jika Anda mengestimasi lima bulan pekerjaan akan berjalan lima bulan. Kenyataannya, estimasi dapat bergeser menjadi tujuh bahkan dua belas bulan. Untuk itu overhead menjadi satu hal yang penting. Adapun hal yang dapat dilakukan adalah:

1. Mengestimasi worst case, best case, good case sebuah pekerjaan. Saran kami gunakan pendekatan use case points, function point, cocomo, atau PERT
2. Hitung overhead berdasar pada analisis histori project sebelumnya dengan melakukan semisal sebuah proyek e-commerce terlambat rerata 3 bulan artinya siapkan overhead sebesar tiga bulan.
3. Perhatikan bahwa overhead bergantung pada
1. Team yang berpengalaman akan memiliki overhead lebih rendah
2. Klien berbeda menghasilkan overhead yang berbeda
3. Jenis project membuat web dan membuat mobile overhead-nya berbeda

Komitmen bersama

Klien harus mengetahui kalau software itu tidak seperti membuat kue. Software seperti membuat lego dengan banyak kemungkinan perubahan yang harus klien lakukan adalah bukan hanya mengetahui tetapi menyadari kalau proses bisnis yang berubah akan mengakibatkan waste atau limbah yang mahal dan hasil yang lambat untuk itu harus ada:

1. Dokumen kesepakatan yang ada dan tanda tangani melalui mekanisme digital sign
2. Setiap perubahan kesepakatan beri komunikasi kepada klien kalau akan ada perubahan scope, waktu, dan biaya
3. Yakinkan klien yang membuat kesepakatan adalah orang yang memang memutuskan dan memiliki hal penuh, jangan sampai keputusan teralter oleh atasan yang lebih tinggi.