Investasi sistem informasi atau aplikasi di Startup

Penulis pernah membahas bagaimana sebuah organisasi seperti startup mengalami pertumbuhan data dan sistem informasi. Jika belum membacanya kamu dapat membacanya di tautan berikut. Pada saat data bertumbuh dan membutuhkan alat bantu sistem informasi atau aplikasi di startup maka pertanyaan utamanya adalah

Apa perlu kita beli sistem informasi ini?

Bayangkan startup Anda harus membayar per-orang 5$ untuk sebuah sistem email, dan pegawai Anda ada 20 orang maka dijamin 100$ / bulan akan melayang untuk pembelian ini. Atau Anda harus berbelanja editor grafis 50$ / bulan dipakai 3 orang maka dijamin sudah memakan 450$ / bulan. Pertanyaannya apakah sepadan? Artikel ini akan membahas kelayakan sebuah sistem informasi atau aplikasi yang dibeli oleh startup apakah

Sebelum memulai maka sudut pandang termudah adalah 'kebutuhan'. Kebutuhan menjadi dasar sebuah startup berbelanja. Pada saat berdiskusi kebutuhan maka ada tiga hal yang dapat dipahami terkait kebutuhan.

Kebutuhan itu adalah kebutuhan primer organisasi dan tidak dapat dihilangkan. Sebagai contoh perusahaan membeli aplikasi pembaca PDF, dan memang dibutuhkan maka artinya memang harus dibeli.
Kebutuhan yang dapat dihilangkan atau digantikan dengan yang lain. Sebagai contoh menggunakan Visual Studio Community dibanding Visual Studio Enterprise karena gratis dan tidak berbayar. Atau Anda membutuhkan aplikasi Zip dan dapat diabaikan mengingat Windows sudah memiliki Zip
Jika kebutuhan tersebut adalah kebutuhan primer dan tidak dihilangkan maka cobalah cari penggantinya. Pengganti adalah perangkat lunak yang berfungsi sama tetapi lebih murah harganya atau bahkan gratis. Pada tahap ini artinya tim harus berhitung apakah layak berpindah atau berinvestasi. Apakah ada kehilangan produktivitas akibat hal tersebut.

Simulasi

Skenario 1 - Sistem email perusahaan

Anda membutuhkan sistem email perusahaan saat ini pilihan Anda ada dua opsi

Hosting email system sendiri dengan biaya $80 / bulan. Ditambah biaya lembur perawatan $50 untuk membiayai staff yang mengelola email tersebut sehingga total adalah $130
Bayangkan startup Anda memiliki 20 orang maka biayanya adalah 20 x 6$ = $120, jika berlangganan Office 365
Pada kasus ini Anda berhemat 10$, tetapi hal ini diterima jika

jumlah pengguna tidak melebihi 20 orang, jadi jika 30 orang maka hosting email mandiri lebih dapat diterima
lihat detail resiko misalkan bagaimana availability email sistem apakah kalau mati maka akan mati total,
bagaimana penyimpanan yang terus meningkat apakah biaya hosting akan meningkat?

Pada skenario 1 maka lebih baik membeli layanan email dibanding meng-hosting email sendiri

Skenario 2 - Aplikasi desain untuk perusahaan

Tiga desainer Anda membutuhkan aplikasi desain perusahaan. Perusahaan membeli aplikasi 80$ / tahun. Perusahaan sebenarnya dapat menggunakan aplikasi gratis dan yang sudah ada atau dengan biaya 0$.

Mengerjakan membuat poster dengan aplikasi gratis membutuhkan waktu 2 jam
Sementara mengerjakan menggunakan aplikasi ini hemat waktu 1 jam
Dengan kata lain jika dalam satu bulan membuat 10 poster maka yang dihemat adalah 20 jam - 10 jam = 10 jam
Jika 1 Jam staf desainer adalah 5$ maka sebulan menjadi 50$ dan satu tahun adalah 600$ dan ini jauh lebih besar dibanding 80$
Pada skenario 2 akan diterima jika

Produktivitas meningkat / waktu lebih cepat 50%
Tim memiliki pekerjaan lain atau dibayar berdasarkan jam, sehingga peningkatan produktivitas dimaknai dapat bekerja lebih cepat

Skenario 3 - Server Cloud

Perusahaan saat ini menggunakan server cloud untuk pengembangan dengan biaya bulanan 400 $ per-bulan dibandingkan dengan menyewa VPS dengan biaya 100$ per-bulan. Pada tahap ini maka

Development server tidak memerlukan skalabilitas cloud sehingga lebih baik menggunakan VPS
Penghematan adalah 75% sehingga termasuk sangat disarankan
Pertimbangkan kembali mengenai usaha untuk merawat server