Lebih Terhubung Satukan ReqView dan Microsoft Project

Dalam proses pengembangan aplikasi, dua aktivitas yang sering dianggap terpisah adalah penyusunan user requirement dan perencanaan proyek. Padahal, keduanya bisa saling terhubung secara rapi jika menggunakan alat yang tepat. Biasanya kita menggunakan Azure DevOps dan Microsoft Project, tapi bagaimana kalau klien kita meminta dokumen kebutuhan yang memenuhi 

Artikel ini membahas cara menggunakan ReqView untuk menyusun user requirement berbasis user story, lalu mengintegrasikan hasilnya ke Microsoft Project agar tim dapat langsung membuat timeline, estimasi effort, dan dependensi tugas.

---

1. Mengapa ReqView + Microsoft Project?

ReqView

• Alat ringan untuk menyusun, mengelola, dan menelusuri requirement.
• Mendukung struktur hierarki, traceability, dan ekspor ke berbagai format.
• Cocok untuk pendekatan User Story, Use Case, atau SRS formal.

Microsoft Project

• Kuat untuk membuat jadwal proyek, Gantt chart, dependensi, dan estimasi.
• Ideal untuk mengubah requirement menjadi task-level planning.

Kombinasi keduanya memungkinkan alur kerja yang rapi:
Requirement → Breakdown → Task → Timeline → Monitoring

---

2. Langkah Demi Langkah Menyusun User Requirement di ReqView

Langkah 1 — Membuat Project Baru

1. Buka ReqView.
2. Pilih File → New Project.
3. Tentukan struktur awal, misalnya:
   • Vision
   • User Stories
   • Functional Requirements
   • Non‑Functional Requirements
   • Traceability

Struktur ini bisa kamu sesuaikan dengan standar perusahaan.

---

Langkah 2 — Menambahkan User Story

Pendekatan user story biasanya mengikuti format:

As a [role], I want [feature], so that [benefit].

Di ReqView:

1. Klik bagian User Stories.

2. Tambahkan item baru.

3. Isi kolom:

   • ID: US-001
   • Title: Login User
   • Description:
     As a user, I want to log in using email and password so that I can access my dashboard.

4. Tambahkan atribut tambahan:

   • Priority (High/Medium/Low)
   • Acceptance Criteria
   • Business Value
   • Effort (Story Points)

Contoh acceptance criteria:

• User dapat memasukkan email dan password.
• Sistem memvalidasi kredensial.
• Jika salah, muncul pesan error.
• Jika benar, user diarahkan ke dashboard.

---

 Langkah 3 — Menghubungkan User Story ke Functional Requirement

User story biasanya masih terlalu tinggi levelnya. Maka kita turunkan menjadi functional requirement.

Di ReqView:

1. Tambahkan item di bagian Functional Requirements.

2. Contoh:

   • FR-001: Sistem harus menyediakan form login.
   • FR-002: Sistem harus memvalidasi email dan password.
   • FR-003: Sistem harus menampilkan pesan error jika login gagal.

3. Hubungkan (trace) setiap FR ke User Story terkait:

   • US-001 → FR-001, FR-002, FR-003

ReqView menyediakan fitur Traceability Matrix untuk memeriksa apakah semua user story sudah memiliki turunan requirement.

---

Langkah 4 — Menambahkan Non‑Functional Requirement (Opsional)

Contoh:

• NFR-001: Waktu respon login < 2 detik.
• NFR-002: Sistem harus mendukung 10.000 user aktif.

Tambahkan juga trace ke user story jika relevan.

---

Langkah 5 — Ekspor Requirement untuk Digunakan di Microsoft Project

Agar bisa dipakai di Microsoft Project, requirement harus diekspor ke format yang bisa dibaca, misalnya:

• CSV
• Excel
• JSON (jika ingin diolah dulu)

Format paling umum: CSV.

Di ReqView:

1. Pilih File → Export → CSV.
2. Pilih kolom yang ingin diekspor:
   • ID
   • Title
   • Description
   • Priority
   • Story Points / Effort
   • Parent (untuk traceability)
3. Simpan file.

---

3. Menggunakan Requirement dari ReqView di Microsoft Project

Setelah file CSV siap, kita pindah ke Microsoft Project.

---

Langkah 6 — Import ke Microsoft Project

1. Buka Microsoft Project.
2. Pilih New → Blank Project.
3. Klik File → Open → Browse.
4. Pilih file CSV hasil ekspor dari ReqView.
5. Ikuti wizard mapping:
   • Task Name → Title
   • Notes → Description
   • ID → ID
   • Outline Level → Parent (jika ingin hierarki)
   • Duration → bisa diisi manual nanti
   • Work → Story Points (opsional)

Setelah import, semua requirement akan muncul sebagai task.

---

Langkah 7 — Mengubah Requirement Menjadi Task Proyek

Di Microsoft Project:

1. Tentukan durasi setiap task.
2. Tambahkan resource (developer, BA, QA).
3. Buat dependensi:
   • FR-001 → FR-002 → FR-003
4. Kelompokkan berdasarkan user story:
   • US-001 (Summary Task)
     • FR-001
     • FR-002
     • FR-003

Hasilnya: user story berubah menjadi summary task yang menaungi beberapa functional requirement.

---

Langkah 8 — Membuat Gantt Chart

Microsoft Project otomatis membuat Gantt Chart berdasarkan:

• Durasi
• Dependensi
• Hierarki

Ini membantu tim melihat:

• Timeline
• Critical path
• Estimasi penyelesaian

---

Langkah 9 — Monitoring & Updating

Saat proyek berjalan:

• Update progress task.
• Sesuaikan durasi.
• Tambahkan requirement baru dari ReqView jika ada perubahan.

Jika requirement berubah, kamu bisa:

• Ekspor ulang dari ReqView.
• Import sebagai sheet baru.
• Lakukan merge manual.

---

4. Contoh Alur Lengkap (Ringkas)

Tahap	ReqView	Microsoft Project
1	Buat user story	—
2	Turunkan ke functional requirement	—
3	Tambahkan acceptance criteria	—
4	Ekspor CSV	—
5	—	Import CSV
6	—	Buat durasi & dependensi
7	—	Gantt Chart
8	Update requirement	Update task

---

5. Kesimpulan

Menggunakan ReqView dan Microsoft Project secara terintegrasi memberikan alur kerja yang kuat:

• ReqView memastikan requirement terdokumentasi dengan rapi dan terstruktur.
• Microsoft Project membantu mengubah requirement menjadi rencana kerja yang realistis dan terukur.

Pendekatan ini sangat cocok untuk:

• Proyek enterprise
• Tim yang menerapkan hybrid Agile–Waterfall
• Proyek yang membutuhkan dokumentasi formal (misalnya BUMN atau korporasi besar)

Pendekatan ini tidak cocok jika

• Klien tidak membutuhkan dokumentasi lengkap
• sudah menggunakan JIRA atau Azure DevOps untuk menangani tata kelola kebutuhan 
• Aplikasi sederhana yang tidak membutuhkan banyak dokumentasi teknis