Work Life Priority

Saat ini banyak sekali hal yang mendis-traksi kita mulai dari media sosial, suasana politik, sampai lucunya kucing tetangga. Lalu bagaimana menjadi produktif?

Produktivitas adalah soal membuat waktu bekerja untuk tujuan yang paling penting. Kombinasi kebiasaan manajemen waktu dan pemanfaatan perangkat seperti Microsoft To Do, Outlook, OneNote, dan Teams bisa mengubah hari kerja dari reaktif menjadi terencana. Artikel ini menyajikan kerangka praktis untuk membagi waktu, konfigurasi alat, rutinitas harian/mingguan, dan saran prioritas work life terutama saat menghadapi tanda-tanda burnout.

Prinsip Pembagian Waktu yang Efektif

Atur berdasarkan outcome bukan aktivitas. Fokus pada hasil yang ingin dicapai setiap hari dan minggu. Pada awal minggu pikir apa prioritas penting minggu depan dan setiap harinya pikirkan dengan menggunakan to do.
Blok waktu berpadu dengan prioritas. Gunakan blok fokus (deep work) untuk tugas bernilai tinggi dan blok admin untuk email/meeting ringan. Gunakan kalender untuk menyusun blok fokus.
Batas waktu eksplisit. Tetapkan durasi kerja untuk tugas agar mencegah pekerjaan melebar tanpa henti. Kalender agenda dengan durasi 30 menit dan juga teknik Pomodoro dapat menjadi andalan
Aturan lima menit untuk tugas kecil. Jika butuh <5 menit, selesaikan sekarang; jika lebih, masukkan ke daftar tugas terjadwal. Kamu juga dapat menjadikan satu semua kegiatan kumulatif menjadi satu to do, misalnya kamu menyusun satu task untuk membalas email, membuat post harian, dan approval kegiatan dalam satu to do. Idealnya yang masuk to do adalah yang sudah masuk 15 menit waktu kerja atau lebih.
Jaga energi bukan hanya waktu. Sesuaikan tugas kognitif tinggi pada jam puncak energi Anda.
Kerjakan tugas yang mudah terlebih dahulu agar dapat berfokus pada pekerjaan yang berat.

Konfigurasi Alat dan Cara Menggunakannya

Microsoft To Do

Peran: Daftar tugas harian dan pribadi yang sinkron antar perangkat.
Praktik:
- Buat daftar master untuk kategori besar (Work, Personal, Learning).
- Buat daftar beserta dead-linenya, jika tugas cukup rumit buat sub task
- Gunakan My Day setiap pagi: pindahkan 3–5 tugas prioritas dari master ke My Day.
- Tandai tugas penting dengan bintang; tambahkan due date dan reminder untuk tenggat.

Outlook (Mail dan Calendar)

Peran: Manajemen email, kalender, dan jadwal meeting.
Praktik:
- Terapkan inbox triage: Urgent/Action/Pin/Archive. Gunakan flag dan kategori Outlook.
- Blok waktu di kalender untuk kerja fokus dan tandai sebagai Busy. Gunakan warna berbeda untuk jenis blok (Deep Work, Admin, Meeting).
- Jadwalkan buffer 10–15 menit antar meeting untuk transisi dan ringkasan singkat.
- Matikan notifikasi email di blok fokus; cek email pada slot yang dijadwalkan tidak perlu setiap saat

Microsoft Teams

Peran: Komunikasi tim dan kolaborasi real-time.
Praktik:
- Gunakan channel spesifik untuk topik, jangan campur semua obrolan.
- Tetapkan jam kebijakan “Do Not Disturb” untuk blok fokus; gunakan status custom.
- Saring pesan lewat @mentions; non-urgent discussions pindahkan ke thread atau OneNote.
- Jangan matikan status teams di jam kerja, karena rekan lain perlu bantuan Anda akan memudahkan Anda mengetahui sibuk atau tidak.

OneNote dan Planner

Peran: Dokumentasi, meeting notes, dan perencanaan proyek.
Praktik:
- Simpan agenda meeting dan action items di OneNote terhubung ke halaman proyek.
- Untuk proyek tim, gunakan Planner atau To Do yang terhubung untuk visual task board; sinkronkan dengan kalender.

Integrasi dan Automasi Sederhana

Sinkronkan To Do dengan Outlook Tasks agar tugas muncul di kalender bila perlu.
Gunakan aturan Outlook untuk memindahkan email ke folder otomatis berdasarkan remitten atau subjek.
Manfaatkan template meeting (agenda + expected outcomes) dalam undangan untuk mengurangi meeting tidak produktif.

Template Harian dan Mingguan

Rutinitas Pagi (30–60 menit) - Jam 08.00 AM
- Review My Day di To Do; set 3 prioritas utama.
- Cek kalender dan blok fokus pertama.
- Satu sesi deep work 60–90 menit tanpa gangguan.
- Sesi kolaborasi dengan tim internal dengan durasi 15-30 menit
Rutinitas Siang - Jam 13.00 PM
- Slot 30 menit untuk email dan komunikasi.
- Sesi koneksi atau meeting dengan klien yang sudah dipersingkat dengan agenda.
Rutinitas Sore (30 menit) - Jam 16.30 PM
- Review progres; pindahkan sisa tugas ke hari berikutnya.
- Update OneNote dengan keputusan/perubahan.
Rutinitas Mingguan (45–90 menit)
- Mingguan planning: review proyek, atur prioritas minggu depan, tanya manajer dan lihat planner perusahaan.
- Review waktu terbuang dan sesuaikan blok.